Порядок ведения кассовых операций в обособленном структурном подразделении

Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации утвержден Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40 (далее - Порядок ведения кассовых операций). В соответствии с этим Порядком для осуществления расчетов наличными деньгами каждая организация должна иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме. Все поступления и выдача наличных денег организации учитывают в кассовой книге. Организация ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия.

При этом для организаций, имеющих филиалы и иные обособленные подразделения, особого порядка по ведению кассовой книги Порядком ведения кассовых операций не установлено.

Поскольку бухгалтерии обособленных подразделений являются неотъемлемой составной частью бухгалтерской службы организаций в целом, отражаемые ими в своих учетных регистрах финансово-хозяйственные операции следует считать отраженными в бухгалтерском учете организации в целом. Головной офис организации в данном случае ведет бухгалтерский учет только непосредственно осуществляемых им финансово-хозяйственных операций, а бухгалтерскую отчетность оформляет путем суммирования показателей как собственных учетных регистров, так и внутренней бухгалтерской отчетности обособленных подразделений.

Обеспечение единства кассы в организациях, имеющих обособленные подразделения, базируется на соответствии кассовой дисциплины организации требованиям Порядка ведения кассовых операций, согласно которому организация должна ежедневно сдавать в единую кассу все полученные наличные денежные средства и вести только одну кассовую книгу (п. 23). Выполнить эти требования в организации, головной офис которой расположен в г. Москве, а филиал, например, в Московской области, практически невозможно.

На практике данную проблему решают следующим образом. Организация должна обосновывать в своей учетной политике невозможность выполнить требования Банка России и открыть в обособленном подразделении самостоятельную кассу. Несмотря на широкое распространение данного приема, он не снимает рисков применения к организации санкций, установленных ст. 15.1 КоАП РФ.

Наличные деньги из кассы головного офиса выдаются под отчет кассиру филиала с установлением сроков отчета по выданным средствам. Это еще может быть применимо в организациях, филиальная сеть которых построена строго по территориально-производственному принципу и филиалы которых не осуществляют прием наличных денег за реализацию продукции, работ и услуг. В других случаях, как нам представляется, организация рискует подвергнуться применению санкций за нарушение кассовой дисциплины.

До законодательного решения указанной проблемы кассовые операции целесообразно организовать, на наш взгляд, следующим образом:

Учитывая, что в Решении N 40 статус кассы организации для сдачи наличных денег определен недостаточно четко (однозначно лишь требование единства кассовой книги), а в Инструкции по применению Плана счетов предусмотрена возможность кроме основной иметь в организации и так называемую операционную кассу, можно регламентировать в учетной политике открытие кроме основной кассы организации по месту расположения головного офиса операционных касс по местам расположения обособленных подразделений. При этом кассир головного офиса кроме кассовой книги организации ведет книгу учета выданных и принятых кассиром денежных средств (форма N КО-5), а в операционных кассах филиалов и представительств по форме кассовой книги (форма N КО-4) ведутся так называемые операционные кассовые книги.
Для обеспечения требований кассовой дисциплины организации следует согласовать с учреждением банка, обслуживающего ее головной офис, единый для всей организации норматив остатка наличных денег в кассе и утвердить в учетной политике квоты каждого филиала в общем объеме этого норматива.
Обосновав невозможность ежедневной сдачи остатков наличных денег из операционных касс филиалов и представительств в единую кассу организации, в учетной политике организации целесообразно предусмотреть периодичность и сроки осуществления такой сдачи, а также необходимость досрочной сдачи наличных денег в единую кассу организации при превышении обособленным подразделением установленной квоты от норматива остатка наличных денег в кассе. Таким образом, организация может контролировать соблюдение общего лимита остатков наличных денег в кассе как в головном офисе, так и в обособленных структурных подразделениях и снизить риск применения штрафных санкций за превышение данного лимита.

По вопросу оформления приходно-кассовых ордеров на основании Z-отчетов необходимо иметь в виду, что со вступлением в силу Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" с 28 июня 2003 г. организации при реализации товаров, выполнении работ, оказании услуг должны выдавать кассовые чеки и физическим, и юридическим лицам. В настоящее время организации при расчетах с юридическими лицами должны пробивать чек ККТ и выдавать квитанцию к приходно-кассовому ордеру (п. 13 Порядка ведения кассовых операций).

По мнению представителей Управления МНС России по г. Москве, юридическому лицу выписывается приходно-кассовый ордер, в качестве основания получения денег указывается кассовый чек, его номер и номер договора с организацией. Если были расчеты с физическими лицами, то в конце дня на всю сумму, пробитую по кассовым чекам при расчетах с физическими лицами, составляется отдельный приходно-кассовый ордер. В конце рабочего дня Z-отчет должен подшиваться к кассовому отчету вместе с приходно-кассовым ордером. Такой порядок необходимо оговорить в локальном акте организации. Получается, что в организации будет два вида приходно-кассовых ордеров - по физическим лицам и по юридическим лицам (но по юридическим лицам на каждую организацию составляется свой приходно-кассовый ордер). Так же в соответствии с Правилами ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914, следует поступать и с заполнением книги продаж: заносить в книгу продаж все выданные счета-фактуры покупателям - юридическим лицам, а сумму по ленте ККТ, которая также регистрируется в книге продаж, корректировать (уменьшать на сумму по счетам-фактурам). В этом случае итоговая сумма НДС, подлежащая уплате в бюджет, будет исчислена верно.

Кроме того, приходно-кассовые ордера, как и все документы в бухгалтерии, должны быть пронумерованы в хронологическом порядке.

Е.Горина
Старший аудитор-консультант
ЗАО "ААФ "Аудитинформ"
Подписано в печать
12.10.2005